Política de Protección de datos personales

LONJA DE PROPIEDAD RAIZ DE CARTAGENA Y BOLIVAR

1.1. Ámbito de Aplicación 

Las políticas y procedimientos contenidos en este manual se aplicaran a LONJA DE PROPIEDAD RAIZ DE CARTAGENA Y BOLIVAR. Los presentes términos y condiciones aplican a cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial, no presencial, y/o virtual para vinculación o solicitud de cualquier producto, servicio o beneficio de La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar.  

La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar, se encarga directamente del tratamiento de los datos personales, sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento exigiendo así mismo al encargado, la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.  

1.2. Definiciones:  

Las siguientes definiciones tomadas es estricto sentido de la ley 1581 de 2012, son indispensables para la debida protección del derecho de Habeas Data y la correcta determinación de responsabilidades a los involucrados en los procedimientos de tratamientos de datos personales: 

Aviso de Privacidad: Comunicación Verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante el cual se le informa acerca de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretenden dar a los datos personales.  

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. 

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 

Dato Personal Privado: Toda información personal que un conocimiento restringido y en principio privado para el público en general.  

Dato Personal Público: Toda Información personal que es de conocimiento libre  y abierto para el público en general.    

Dato Semi-privado: Es aquel que no tiene naturaleza intima, reservada ni publica y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.  

Dato Público: Es el dato que no sea Semi privado, privado o sensible. Son Considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos, pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reservas.   

Dato Sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen su origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos o garantías los partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos entre otros.  

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. 

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. 

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. 

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

1.3. Principios para el tratamiento de datos personales.  

La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar aplicara para la recolección, manejo, tratamiento, almacenamiento e intercambio de la información los siguientes principios rectores:  

a) Principio de legalidad: El Tratamiento de los datos personales es una actividad que se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, 1377 de 2013; Código de Comercio y Decreto 898 de 2002.    

b) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos manejados por la Lonja de Propiedad obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual es informada al Titular de acuerdo a los establecido en la Constitución Nacional, La Ley 1581 de 2012 y la normatividad reglamentaria.  

c) Principio de libertad: Teniendo en cuenta que el Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular, La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar garantiza el derecho a la autodeterminación informativa de los titulares que suministren datos de carácter personal.   

d) Principio de veracidad o calidad: La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar garantiza que la información contenida en sus bases de datos sujeta a Tratamiento es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible y no contienen datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 

e) Principio de transparencia: La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar garantiza al Titular de los datos personales, que podrán obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que estén almacenados en las bases de datos que se tengan disponibles, bajo los parámetros establecidos, en el artículo 21 el Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Este principio no será aplicable a las bases de datos que estén por fuera del ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012. 

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley. 

g) Principio de seguridad: La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar utilizara  las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma. 

2. Tratamiento de Datos Personales.  

2.1. Tratamiento. 

2.1.1. Datos Públicos. 

La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar advierte que, trata sin autorización del titular los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.

2.1.2. Datos Sensibles.  

La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitara consentimiento previo y expreso a los titulares informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento.  La Lonja de Propiedad Raiz de Cartagena y Bolívar  utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando: 

a. El Tratamiento haya sido autorizado expresamente por el titular de los datos sensibles, salvo en los casos que por Ley, no se requieran el otorgamiento de dicha autorización.

b. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física y jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.

c. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.  

Obligaciones de Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar frente a los datos sensibles:

- Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.

- Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuales datos objeto de tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento previo.  

- No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensible (salvo que exista una causal legal o contractual para hacerlo).     

2.1.3. Tratamiento de Datos de Menores: 

El tratamiento de datos personales de niños y adolescentes esta proscrito excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, y cuando dicho tratamiento cumpla las siguientes condiciones: 

- Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

- Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.  

Cumplido lo anterior, el tutor o representante legal del niño, niña o adolescente otorgara la autorización previo ejercicio del menor de su derecho de ser escuchado, opinión que deberá ser valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía, y capacidad para entender el asunto.  

Todo responsable y/o encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas o adolescentes deberán velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el presente manual.  

De acuerdo con lo previsto en los art. 44 y 45 de la Constitución Política de Colombia, en concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia, así como la Sentencia C- 748/11 proferida por la Corte Constitucional, las opiniones de los menores deben ser tenidas en cuentas al momento de realizar algún tratamiento de sus datos.  

2.2. Clasificación de las Bases de Datos.  

2.2.1. Base de datos de afiliados. 

Son las bases de datos de manuales o automatizadas que se encuentran estructuradas, y que contienen datos de naturaleza pública y privada de personas jurídicas o naturales en calidad de comerciantes, las cuales de manera voluntarias y en ejercicio de su derecho de afiliación establecido en los Estatutos de La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar, adquieren la calidad de afiliados con el fin de acceder a derechos y prerrogativas que otorga esta condición.  

La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar, en ejercicio de lo dispuesto en el art. 10 del Decreto 1377 de 2013 publicó un aviso de solicitud de autorización para continuar con el derecho a tratar los datos de las personas naturales, en calidad de afiliados de la corporación, que se encuentran incluidos en bases de datos conformados con anterioridad a la vigencia de la Ley 1581 de 2012.   

2.2.2. Base de datos Nomina.

Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con la Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos, se incorporan tanto información privada, publica, datos sensibles y de menores. El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laboral requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin previa autorización.   

La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar, en ejercicio de lo dispuesto en el art. 10 del Decreto 1377 de 2013 publico un aviso de solicitud de autorización para continuar con el derecho a tratar los datos de las personas naturales, en calidad de afiliados de la corporación, que se encuentran incluidos en bases de datos conformados con anterioridad a la vigencia de la Ley 1581 de 2012. 

2.2.3. Base de datos de Terceros.

Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que mantienen un vínculo contractual o comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar para la adquisición de bienes y servicios demandados por ella para su normal funcionamiento o el cumplimiento de alguna de sus funciones.  

La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar en ejercicio de lo dispuesto en el art. 10 del Decreto 1377 de 2013 publico un aviso de solicitud de autorización para continuar con el derecho a tratar los datos de las personas naturales, en calidad de afiliados de la corporación, que se encuentran incluidos en bases de datos conformados con anterioridad a la vigencia de la Ley 1581 de 2012. 

2.2.4 Base de datos Clientes  

Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que mantienen un vínculo contractual o comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar para la comercialización de los servicios propios de su objeto social.  

La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolivar en ejercicio de lo dispuesto en el art. 10 del Decreto 1377 de 2013 publico un aviso de solicitud de autorización para continuar con el derecho a tratar los datos de las personas naturales, en calidad de afiliados de la corporación, que se encuentran incluidos en bases de datos conformados con anterioridad a la vigencia de la Ley 1581 de 2012. 

3. Derecho de los Titulares. 

Lonja de Propiedad Raíz de Propiedad Raiz de Cartagena y Bolívar reconoce y garantiza a los titulares de los de los datos personales que se encuentren almacenados en las bases de datos diferentes a la de los registros públicos los siguientes derechos fundamentales:  

a. Acceder, conoce, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar en su condición de responsable del tratamiento.

b. Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a la Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar, salvo en los casos que la ley exceptúa la autorización.

c. Recibir información por parte de la Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar previa solicitud, respecto del uso, que le ha dado a sus datos personales, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.  

d. Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

e. Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.

f. Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.    

4. Deberes de la Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar frente al tratamiento de los Datos Personales:  

La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar se compromete a cumplir con los deberes establecidos en el art. 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012 y así como las normas que regulen la materia, especialmente: 

a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.

b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en el presente manual, copia de la respectiva autorización otorgada por el respectivo titular.  

c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.  

e. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable, y comprensible.  

f. Actualizar la información, comunicando que se suministre al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g. Rectificar la Información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.  

h. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento este previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

i. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley. k. Adoptar el manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley. 

5. Tratamiento de la Información. 

a. Autorización. 

La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar solicitará la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio, como por ejemplo un contrato o de un documento específico para tal efecto. En caso de tratarse de personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos también se informará mediante el mismo documento específico o adjunto.

La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar  informará al titular de los datos, lo siguiente: 

•  El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.

•  Los derechos que le asisten como Titular.

•  Los canales en los cuales podrá formular consultas y/o reclamos (página web, correo electrónico, dirección física, etc.)  

b. Medio y manifestaciones para otorgar la autorización.  

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, internet, sitios web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo que permita manifestar u obtener el consentimiento técnico del cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar, y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.      

c. Prueba de autorización.  La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar utilizara los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementara y adoptara las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuando y como obtuvo la autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.  

d. Casos en que no se requiere autorización.  

- Información requerida por una autoridad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

- Datos de naturaleza pública.

- Casos de urgencia médica o sanitaria.

- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.  

 

6.    Garantías del Derecho de Los Titulares.  

6.1.   Garantías del Derecho de Acceso 

La Lonja de Propiedad Raiz de Cartagena y Bolívar garantizará el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012, solamente a los titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales,  previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de este, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular.  

Este acceso se sujeta a los límites establecidos por el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto 898 de 2002 y demás normas que regulan la materia.  

6.2.  Garantías del Derecho de Consultas 

Los Titulares de los datos personales o sus causahabientes, podrán consultar sus datos personales que reposan en la base de datos de La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar. En consecuencia,  garantizará el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, suministrando a los Titulares de datos personales, toda la información contenida en sus bases de datos o que esté vinculada con la identificación del Titular. 

La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar establecerá las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la consulta o petición  Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales, La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar garantiza:

• Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.

• Establecer formularios, sistemas y otros métodos.

• Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación. Independientemente del mecanismo que se implemente para la atención de solicitudes de consulta, estas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual, en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

6.3.  Del Derecho a reclamar

El Titular de datos personales privados o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normativa sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento de Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar. 

La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar cuenta con las medidas de autenticación necesarias que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza el reclamo.  El reclamo deberá ser presentado por el Titular de los datos personales, teniendo en cuenta lo previsto en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012. Si el reclamo estuviese incompleto, el Titular lo puede completar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas o errores. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso que la persona que reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 

Una vez recibido el reclamo completo, el término máximo para atenderlo será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.  Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

6.4. Del Derecho a la Rectificación y Actualización de Datos 

La Lonja de Propiedad Raiz de Cartagena y Bolívar se obliga a rectificar y actualizar, a solicitud del Titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales que resulte ser incompleta o inexacta de conformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados, siempre y cuando, no se trate de datos contenidos en los registros públicos, los cuales se regirán por la normatividad especial.  Al respecto, La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar tendrá en cuenta lo siguiente: 

a. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

b. La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.

c. La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web u oficinas  de La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar.   

Cuando se trate de datos contenidos en las bases de datos de los registros públicos, el procedimiento de actualización de datos se efectuara en las oportunidades, formularios, y con los tramites expresamente autorizados por las disposiciones legales, reglamentarias que reglamentan la materia.  

6.5.   El Derecho a la Supresión de Datos 

El Titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a la Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar, la supresión (eliminación) de sus datos personales, siempre y cuando, no se trate de datos contenidos en los registros públicos, los cuales se regirán por la normatividad especial. Para el resto de datos, se tendrá en cuenta los siguientes supuestos: 

•  Que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normativa vigente sobre protección de datos personales. 

•  Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

•  Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recogidos. 

La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo a lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar. El derecho de supresión no es un derecho absoluto y La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar como responsable del tratamiento de datos personales puede negar o limitar  el ejercicio del mismo cuando: 

a. El Titular de los datos tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.  

Cuando se trate de datos contenidos en las bases de datos de los registros públicos, el procedimiento de actualización de datos se efectuara en las oportunidades, formularios, y con los tramites expresamente autorizados por las disposiciones legales, reglamentarias que reglamentan la materia. 

6.6    Revocatoria de la Autorización 

Todo Titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de estos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar establecerá mecanismos sencillos que le permitan al Titular revocar su consentimiento.  Existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse: 

TOTAL: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que la Lonja de Propiedad debe dejar de tratar por completo los datos del Titular.

PARCIAL: Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso, Lonja de Propiedad Raiz de Cartagena y Bolívar deberá dejar de tratar parcialmente los datos del Titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.  

El derecho de revocatorio no es un derecho absoluto y La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

a. El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.  

b. La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativa vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de una sanción administrativa.

c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

d. Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad.  

6.7    Protección de Datos en los Contratos 

En los contratos laborales, La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar incluirá cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del titular correspondientes a personas naturales. También incluirá la autorización de que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados a terceros con los cuales La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas. En estas cláusulas se hará mención a esta Política y de su ubicación en el sitio web para su consulta.  

En los contratos de prestación de servicios externos, cuando el contratista requiera de datos personales, La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar le suministrará dichos datos siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del titular de los datos personales para esta transferencia, quedando excluida de esta autorización, los datos personales de naturaleza pública contenidos en los Registros Públicos y en el Decreto 1733 de 2013. Dado que en estos casos los terceros son encargados del tratamiento de datos, sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines y los tratamientos autorizados por La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar y delimitan de manera precisa el uso que dicho terceros le pueden dar a los datos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, incluyendo las medidas de seguridad necesarias que garanticen en todo momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de carácter personal encargada para su tratamiento.  

Por su parte, La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar al momento de recibir datos de terceros y actuar como encargada del tratamiento de datos de carácter personal, verifica que la finalidad de los tratamientos autorizados por el titular o permitidos por las causales legales, contractuales o jurisdiccionales se encuentran vigentes, y que el contenido de la finalidad esté relacionada con la causal por la cual se va a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues solo de este modo estará facultado para recibir y tratar dichos datos personales.  

6.8.  Transferencia de Datos Personales a Terceros Países 

La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando exista autorización correspondiente del Titular. Se considera una transferencia internacional cualquier tratamiento que suponga una transmisión de datos fuera del territorio colombiano, tanto si se realiza una cesión de datos, como si tuviera como objeto la prestación de un servicio al responsable fuera de Colombia, la cual se regirá bajo las siguientes condiciones: 

a. Solamente se realizara cuando exista autorización correspondiente del titular y previa autorización de la Delegatura de Datos Personales de la SIC.

b. La autorización solo podrá ser otorgada si se obtienen las garantías adecuadas, como los contratos basados en las clausulas tipo aprobadas por las SIC.

c. La transferencia Internacional de datos se podrá realizar mediante solicitud de La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar, estableciendo la finalidad, los colectivos de interesados o titulares de la información de carácter personal, los datos objetos de transferencia y la documentación que incorpore las garantías exigibles para la obtención de la autorización; en la que conste una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas tanto por La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar como por el responsable o encargado de los datos en su lugar de destino.  

d. La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar no solicitara autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la ley o su decreto reglamentario.  

7.   Reglas aplicables. 

La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar  establece las siguientes reglas generales para la protección de datos personales y sensibles, como en el cuidado de bases de datos, ficheros electrónicos e información personal: 

  • La Lonja de Propiedad Raiz de Cartagena y Bolívar garantizará la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.
  • La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar obtendrá y utilizara los datos personales que en efecto se requieran para el desarrollo de su objeto social, para cumplir con sus deberes legales y para atender en debida forma la relación que establezca con el titular del dato.
  • La Lonja de Propiedad Raiz de Cartagena y Bolívar utilizará los datos personales conforme a las finalidades con las que tales datos sean obtenidos. 
  • Los datos personales corresponderán a todas aquellas personas naturales  con las que La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar se relaciona para el cumplimiento de su objeto social.  
  • La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar obtendrá y utilizara datos personales siempre que se encuentre facultada para ello, bien porque la ley así lo dispone, bien porque ello se deriva de la naturaleza de la relación que tiene con el titular de los datos, o bien porque el titular del dato la autoriza expresamente para tal efecto.
  • Cuando quiera que se requiera autorización para el tratamiento de sus datos personales :  

- La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar informara al titular sobre la finalidad de tal tratamiento y obtendrá de él su consentimiento expreso e informada.

- La autorización se obtendrá en forma previa al tratamiento de los datos personales, y en todo caso, a más tardar al momento de la recolección inicial de tal tratamiento.  

- La autorización podrá darse a través de cualquier medio que permita su adecuada conservación, así como su consulta posterior.  

- La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar implementara mecanismos que le permitan tener a disposición de los titulares la información de sus datos personales, las finalidades para las que han sido tratados y el tratamiento que se le ha dado a los mismos.  

- En el evento que la Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar requiera utilizar datos personales para una finalizar distinta a la inicialmente informada a su titular o inicialmente informada a este o diferente a la señalada en la ley o ajena a la naturaleza de la relación contractual que los vincula, deberá obtener del titular de los datos una nueva autorización, a menos que los datos sea de aquellos cuyo uso haya sido razonablemente previsible por parte del titular del dato al momento de consentir en su utilización, en el marco de su relación con la Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar.

- En el tratamiento de datos de menores de edad, la Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar tendrá en cuenta el interés superior de los mismos, así como la prevalencia de sus derechos. Adicionalmente, en los eventos en que los derechos de tales menores sean ejercidos por un tercero, la Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar verificara que ese tercero este autorizado conforme a la ley para ello.

- En el evento en que la información recopilada corresponda a Datos Sensibles, entendidos estos como aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar su discriminación,  la Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar debe informar al titular de la misma acerca del carácter de sensible de los datos que suministra y acerca de la posibilidad que tiene de suministrar o no dicha información.

- La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar no condicionara la existencia y el mantenimiento de su relación con el titular al suministro de datos sensibles por parte de este, a menos que tales datos en efecto deban de obtenerse por ser indispensables para la existencia y/o mantenimiento adecuado de la relación o para el cumplimiento de los deberes a cargo de la Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar y/o del titular.  

- La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar velara porque los datos personales que se encuentran en sus archivos y bases de datos sean almacenados y administrados en razonables condiciones de seguridad y confidencialidad.  

8. Procedimiento para que los titulares puedan ejercer sus derechos. 

8.1. Procedimiento para la atención de consultas. 

a. Se debe enviar comunicación escrita física o electrónica que contenga como mínimo: fecha de solicitud, dirección y teléfono del contacto para efectos de la notificación, Fotocopia de la cedula de ciudadanía o en caso de ser el representante del titular, documento que acredite su representación. Por medio físico puede presentarla en la siguiente dirección: Centro, La Matuna, Edificio Banco del Estado, Piso 7, Oficina 701 y por medio electrónico al siguiente correo: juridica@lonjadecartagena.com.co, adjuntando la información antes mencionada. 

b. Para ejercer este derecho, por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado, o apoderado podrá radicar la consulta en las oficinas de La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar, adjuntando la información antes mencionada. 

c. Para ejercer este derecho, por medio físico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado, o apoderado podrá radicar la consulta en las oficinas de Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar, adjuntando la información antes mencionada. d. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditarla el envió y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informara al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.  

8.2. Procedimientos para los reclamos.  

El titular o sus causahabientes que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normatividad sobre protección de datos personales, podrá presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento. El reclamo lo podrá presentar el titular teniendo en cuenta la información señalada en el art. 15 de la ley 1581 de 2012 y lo siguiente: 

a. Si el reclamo estuviere incompleto, el titular lo pudiere completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsane las fallas. Transcurrido (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

b. En el caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en término máximo de dos (2) días hábiles e informara la situación al interesado.  

c. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos, con el fin de llevar el control, una leyenda “En reclamo” seguido de motivo, por un término máximo de dos (2) días hábiles.

8.3. Procedimiento para la atención de revocatorias de autorizaciones: 

a. Se debe enviar comunicación escrita física o electrónica que contenga como mínimo: fecha de solicitud, dirección y teléfono del contacto para efectos de la notificación, Fotocopia de la cedula de ciudadanía o en caso de ser el representante del titular, documento que acredite su representación. Por medio físico puede presentarla en la siguiente dirección: Centro, La Matuna, Edificio Banco del Estado, Piso 7, Oficina 701 y por medio electrónico al siguiente correo: juridica@lonjadecartagena.com.co, adjuntando la información antes mencionada. 

b. Para ejercer este derecho, por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado, o apoderado podrá radicar la consulta en las oficinas de Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar, adjuntando la información antes mencionada. 

c. Para ejercer este derecho, por medio físico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado, o apoderado podrá radicar la consulta en las oficinas de Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar, adjuntando la información antes mencionada. 

d. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditarla él envió y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho.  

La consulta será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro del término antes señalado, se informara al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se le atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.  

9.  Intervinientes en la función de protección de los datos personales al interior de la empresa.  

La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar designa como responsable del tratamiento de datos personales al área administrativa y contable, o a la dependencia que haga sus veces, como la persona que recibirá, procesara, canalizara, las distintas solicitudes que se reciban y las hará llegar a las respectivas dependencias que una vez reciban están comunicaciones, entraran a cumplir con la función de protección de datos personales  

10. El Registro Nacional de Bases de Datos. 

De acuerdo con lo establecido en el Decreto 886 de 2014, que reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, LA LONJA DE PROPIEDAD RAIZ DE CARTAGENA Y BOLIVAR inscribirá de manera independiente en el Registro Nacional de Base de Datos, cada una de las base de datos que contengan datos personales cuyo tratamiento se realice por parte de la Compañía (artículos 2 y 3 del Decreto 886 de 2014), identificando cada una de esas bases de datos de acuerdo con la finalidad para la cual fueron creadas (artículo 9 Decreto 886 de 2014). En el registro que se efectúe de las bases de datos La Lonja de Propiedad Raiz de Cartagena y Bolívar indicará su razón social, número de identificación tributaria, así como sus datos de ubicación y contacto. 

La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar indicará en el Registro Nacional de Base de Datos la razón social, número de identificación tributaria, ubicación y contacto de los Encargados del tratamiento de sus bases de datos (artículo 7 del Decreto 886 de 2014). 

Finalmente, La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar deberá actualizar en el Registro Nacional de Base de Datos la información inscrita cuando se presenten cambios sustanciales a la misma.   

11. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN 

La presente Política entra en vigencia a partir de su aprobación por parte de la gerencia de Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar y su actualización dependerá de las instrucciones de la Junta Directiva de esta corporación.  La Junta Directiva realizará revisiones periódicas de la correcta ejecución de la Política de manera conjunta con el Gerente de la Compañía. La versión aprobada de esta Política se publicará en la página oficial de Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar.  

Es un deber de los empleados y colaboradores de La Lonja de Propiedad Raíz de Cartagena y Bolívar conocer esta Política y realizar todos los actos conducentes para su cumplimiento, implementación y mantenimiento. La presente Política de Protección de Datos Personales fue aprobada  el día nueve (09) de abril de 2014.     

 

DIEGO I. GONZALEZ CEPEDA

GERENTE